3 tips om je organisatie in het oog te houden bij integratie en verandering

Door: Paul Bijleveld, Manager Integration Services bij delaware
            Bart Bakker, Supply Chain Consultant bij Chainresult

Systemen die met elkaar praten en data uitwisselen, het lijkt op het eerste oog een technische aangelegenheid. Maar dat is een misvatting. Integraties zijn veel meer dan alleen een technisch vraagstuk. Ze roepen namelijk ook een hoop organisatorische vragen op, zoals: wie is de eigenaar van de data? En wie mag op welk moment gegevens bewerken?

Het niet kunnen beantwoorden van die vragen, levert ongetwijfeld problemen op. Bijvoorbeeld wanneer een dataobject door meerdere systemen loopt waarin wijzigingen en toevoegingen plaatsvinden. Voor je het weet, is je data vervuild of bestaan er meerdere versies van de waarheid. Dat geldt al voor integraties binnen bedrijven, laat staan voor integraties in bedrijfsketens.

3 tips voor betere afstemming met organisatie

Uit een kleine enquête onder deelnemers aan ons live webinar over dit onderwerp, bleek dat vijftig procent van de respondenten probeert om organisatie en techniek op elkaar af te stemmen voorafgaand aan wijzigingen. Zij geven aan dat dit in de praktijk echter soms niet lukt. Mensen zijn zich dus wel bewust van de noodzaak, maar ze zijn niet altijd in staat de afstemming ook daadwerkelijk op tijd rond te krijgen.

Er zijn een paar dingen die je kunnen helpen om organisatie en techniek wél goed op elkaar af te stemmen bij een integratie of wijziging.

1. Een startklaar veranderproces

   Zorg ten eerste dat er vooraf een plan klaarligt met daarin een inventarisatie van alle factoren en stakeholders die je moet meenemen in de verandering. Als een dergelijk gestructureerd proces niet bestaat in jouw organisatie, dan is tip 2 voor jou extra belangrijk.

2. Leer en documenteer

   Leg (tijdens het verandertraject) processen vast en rapporteer veranderingen en implicaties aan je organisatie. Leer van de uitdagingen die zich voordoen, zodat je de oplossingen kunt opnemen in je projectstandaard. Denk daarbij niet alleen na over de daadwerkelijke techniek en data, maar ook over hoe je de documentatie in de toekomst gaat bijhouden. Daar heb je bij volgende veranderingen veel profijt van. Het opzetten en bijhouden van documentatie is moeilijker dan je wellicht denkt. Zie daarom onze derde tip.

3. Gebruik de belevingswereld van betrokkenen
   Over het algemeen zorgen technische experts voor je technische documentatie. Maar als organisatie wil je dat de documentatie ook oog heeft voor de context. Hoe maak je de vertaling naar je bedrijfsprocessen?
    Wat helpt, is om concrete voorbeelden en scenario’s te beschrijven die aansluiten bij de belevingswereld van je medewerkers. Zo maak je de mogelijkheden en afhankelijkheden tastbaar. Gebruik in de documentatie het vocabulaire dat gangbaar is in je organisatie. Op die manier blijft de informatie beter hangen bij de lezers. Spreek in je documentatie dus dezelfde taal als in de praktijk.

Verandermanagement is de sleutel

Ben je ervan bewust dat bij integratie- en verandertrajecten meer komt kijken dan het maken van de juiste technische keuzes. Uiteindelijk moet de technologie jouw processen ondersteunen. Het is daarom essentieel dat je duidelijke keuzes maakt en doelen stelt wat betreft je processen. Veranderen is nu eenmaal een proces op zich. Daar hoort een plan bij dat techniek én organisatie omvat.

Wil je nou meer weten over het opstellen van een succesvolle integratie-aanpak? Kijk dan ons webinar terug.