Brownfield-migratiepartner kiezen? 4 uitdagingen die een ideale partner moet kunnen overwinnen

Er bestaan verschillende aanpakken voor de migratie naar S/4HANA. Bij een brownfield SAP S/4HANA-migratiemethode neem je de structuur van je huidige SAP-systeem als uitgangspunt. Die structuur geef je een modernere en krachtigere motor: S/4HANA.  

Zo’n brownfield-aanpak is secuur werk en vraagt om een gedegen voorbereiding. Je werkt in een ruim half jaar toe naar een weekend waarin je jouw systeem in één keer omzet naar S/4HANA. Daarom wil je een migratiepartner inschakelen met kennis van zaken en voldoende ervaring met brownfield-implementaties. Maar het aanbod is reuze en iedere partij belooft hetzelfde. Dus welke kies je? Mijn tip: kijk naar hoe een partij de vier grootste brownfield-uitdagingen tackelt. 

1 – Een naadloze Customer Vendor Integration

Een belangrijk verschil tussen SAP ECC en SAP S/4HANA is de wijze waarop S/4HANA klanten, leveranciers en medewerkers definieert. Zonder al te technisch te worden: in ECC zijn dat allemaal losse objecten, in S/4HANA maak je rollen aan onder één business partner. Dat betekent dat je jouw bestaande data over klanten, leveranciers en medewerkers moet aanpassen naar het nieuwe datamodel van S/4HANA. Je integreert je klanten en leveranciers dus onder een nieuwe kapstok, vandaar de term Customer Vendor Integration (oftewel CVI). Die integratie moet 100 procent kloppen, omdat de upgrade naar S/4HANA anders vastloopt op de issues die in de CVI naar voren komen. In het slechtste geval moet je gedurende het go-live weekend vele foutmeldingen handmatig corrigeren.

Het succes van je migratie hangt dus voor een groot deel af van een succesvolle CVI. Dat wordt nog vaak onderschat. Om ervoor te zorgen dat je tijdens het go-live weekend tegen zo min mogelijk issues aanloopt, zijn er over het algemeen meerdere iteraties nodig.

Hoe tackelt een geschikte migratiepartner deze uitdaging?

CVI draait om het managen en organiseren van alle processen rondom je masterdata. Een geschikte migratiepartner moet het belang inzien van goede masterdata governance en beschikken over experts op dat gebied. Idealiter heeft die partner ook data technicians in huis die wijzigingen in masterdata kunnen ondersteunen. Tot slot is het handig als een migratiepartner beschikt over specialistische tools die het CVI-proces makkelijker maken, zodat ze niet handmatig of met checklijstjes op zoek hoeven naar welke masterdata ze moeten aanpassen. 

2 – Van custom code naar standaard

De kans is groot dat er best wat custom code in je huidige systeem zit. De migratie naar S/4HANA heeft een behoorlijke impact op het bestaande maatwerk. S/4HANA heeft namelijk een in-memory database en een vernieuwd datamodel, waarbij de eerdergenoemde business partners en het hele finance domein ingrijpend zijn veranderd.  

Concreet betekent dit dat de manier van data ophalen uit de database anders is, net als de tabelstructuur in de database voor de veranderde elementen - met als gevolg dat je maatwerk niet meer werkt. Daarom moet een brownfield-migratiepartner jouw custom code aanpassen zodat het na de migratie in ieder geval allemaal nog werkt. 

Hoe tackelt een geschikte migratiepartner deze uitdaging?

De meeste migratiepartners zullen weinig moeite hebben om jouw custom code ook in S/4HANA aan de praat te krijgen. De code is dan HANA compatible, zoals wij dat noemen. Maar het liefst wil je meer dan dat. Als je jouw maatwerk niet naar S/4HANA-standaarden brengt, moet jouw migratiepartner bij iedere release update van S/4HANA opnieuw met die custom code aan de slag. En S/4HANA krijgt aanzienlijk meer updates dan SAP ECC. Zoek daarom een partner die in staat is om de custom code helemaal aan te passen naar de nieuwe standaarden. 

Wanneer je gebruikmaakt van de side-by-side methodologie, kun je je houden aan het ‘keep the core clean’-principe, terwijl je custom proces logica wel blijft werken. Cloud compliant, noemen we dat bij delaware. Cloud compliant custom developments zorgen er dus voor dat je bij een release update nauwelijks omkijken hebt naar je custom developments. Dat bespaart veel tijd en kosten.

TIP: onze ervaring leert dat zestig tot tachtig procent van alle maatwerkoplossingen in SAP-systemen niet (meer) wordt gebruikt. Tijdens een upgrade en/of migratie is het eenvoudig om obsolete code ‘achter te laten’. 

3 – Openhartoperatie van een bedrijfskritische applicatie

Een brownfield-migratie is een forse klus. In het go live-weekend leg je het hart van jouw organisatie stil om vervolgens de conversie naar S/4HANA uit te voeren. Je kunt je het niet veroorloven dat zo’n operatie misgaat en dat je het hele proces opnieuw moet doen. Het doel is minimale downtime en maximaal succes. Daarom is een optimale voorbereiding van levensbelang. 

Hoe tackelt een geschikte migratiepartner deze uitdaging?

Een geschikte migratiepartner heeft een duidelijke aanpak voor het migratietraject, met daarin voldoende tijd voor iteraties en proefmigraties. Het is prettig als die partner een eigen hostingcenter heeft. Zo kun je namelijk snel (en goedkoop) beschikken over een tijdelijke en veilige omgeving, gebaseerd op de huidige stand van je productiesysteem, om proefmigraties in uit te voeren. Bovendien is het belangrijk dat een partner een goede IT-architect in huis heeft. Iemand die de huidige situatie van jouw organisatie in kaart brengt en rekening houdt met andere lopende projecten waarop de migratie geen impact mag hebben. 

4 – Soepele uitrol van SAP Fiori

Met S/4HANA maak je jouw bedrijfskritische systeem moderner en krachtiger, maar de échte meerwaarde van een brownfield-migratie voor je organisatie zit in SAP Fiori. Dankzij deze nieuwe SAP-interface kun je zelf eenvoudig en op intuïtieve wijze bedrijfsapplicaties in elkaar zetten, zodat jouw organisatie sneller kan verbeteren en innoveren. Denk aan applicaties om binnen een paar klikken facturen goed te keuren of het gewerkte uren gemakkelijker te registreren. Om daarvan te profiteren, wil je na de migratie naar S/4HANA zo snel mogelijk met SAP Fiori aan de slag. 

Hoe tackelt een geschikte migratiepartner deze uitdaging?

Voorop staat dat een S/4HANA-migratiepartner voldoende ervaring met SAP Fiori moet hebben. Vrijwel iedere partij heeft dat. Waar een geschikte partner het verschilt maakt, is hoe soepel de partij de implementatie van Fiori maakt. Zoek uit of de partij bijvoorbeeld een speciale aanpak heeft om Fiori makkelijk en met minimale impact uit te rollen of dat ze over tooling beschikken om je autorisaties automatisch aan te passen naar Fiori-standaarden. 

Praat, vraag en beoordeel

De juiste brownfield-migratiepartner vinden, is een cruciale eerste stap richting S/4HANA. Zo’n partner moet bovenstaande uitdagingen vakkundig overwinnen. Maar staar je niet blind op de vaardigheden van een migratiepartner. Iets wat net zo belangrijk is, is vertrouwen. 

Je wilt kunnen bouwen op een migratiepartner en constructief samenwerken, vooral tijdens de momenten waarop het spannend wordt. Ga daarom uitvoerig met elkaar in gesprek. Vraag om referenties. Lees klantcases. En vergeet niet: kijk kritisch naar het kostenplaatje. Zorg dat je zo goed mogelijk geïnformeerd bent en maak dan je keuze.