Wat kan Robotic Process Automation betekenen in jouw organisatie?

17 12 2021

In ons vorige blog kon je lezen wat Robotic Process Automation is en hoe het taken met steeds herhalende handelingen kan overnemen van mensen. We gaan nu de diepte in en geven je een zeer actueel praktijkvoorbeeld. 

Nog even recapituleren: veel eenvoudige, administratieve handelingen worden vaak nog uitgevoerd door medewerkers. Dit komt omdat bedrijven werken met verschillende systemen, denk bijvoorbeeld aan systemen voor boekhouding, facturatie, productie en voorraadbeheer. Met Robotic Process Automation (RPA) kunnen deze tijdrovende, handmatige processen automatisch worden uitgevoerd. Jouw medewerkers krijgen zo de handen vrij om zich met ander werk bezig te houden, dat een hogere toegevoegde waarde heeft voor je bedrijf.

Voordelen van RPA

Hoewel de belangrijkste reden voor het inzetten van RPA het vrijmaken van mensuren is voor werk dat wel per se door mensen moet worden gedaan, zijn er nog meer voordelen.  

  • Robots worden natuurlijk nooit moe. Ze kunnen 24/7, elk dag van het jaar werken, dus je weet dat het werk altijd gedaan wordt.
  • Robots werken veel sneller dan mensen. Het is lastig om daar een cijfer aan te hangen, maar sommige berekeningen gaan ervan uit dat een bepaalde taken tot wel 1000% sneller gedaan kunnen worden.
  • Robots werken gestructureerd en procesmatig. Hierdoor worden er geen 'menselijke' fouten gemaakt en zijn de resultaten altijd accuraat. Dit kan ook achteraf veel tijd schelen in het oplossen van fouten.
  • RPA-oplossingen bieden snelle en betere integratie tussen verschillende platformen. Zo centraliseer je bedrijfsprocessen en werkt je bedrijfssoftware (CRM, ERP, Boekhouding) beter samen.

Uit de praktijk: SAP update

Bij delaware implementeren we veel verschillende oplossingen en integraties bij bedrijven. Een van onze expertises is SAP ERP-software. Deze oplossingen van SAP veranderen erg snel en vaak is het vereist om belangrijke gegevens te migreren van het ene naar het andere systeem. Zo krijgen we regelmatig te maken met de migratie van SAP ECC naar SAP S/4 HANA. In 2027 stopt de ondersteuning voor alle oudere versies van SAP en moeten alle bedrijven overgestapt zijn naar S/4HANA. 

Als een bedrijf besluit de update uit te voeren van ECC naar S/4HANA, moeten er allerlei gegevens worden overgezet naar de nieuwe versie. Een van deze onderdelen is het rollensysteem: wie heeft welke bevoegdheden binnen de software. Zowel de oude als de nieuwe versie van SAP maken gebruik van dit rollensysteem, maar bij de nieuwste versie zijn aanpassingen gedaan. Daardoor is het niet mogelijk om de gegevens een op een over te zetten.  

Sterker nog, de rollen van het oude systeem moeten handmatig bekeken worden, opgezocht op Google en vergeleken met het nieuwe systeem. Vervolgens moeten de gegevens handmatig worden omgezet voor gebruik op het nieuwe systeem. Dat klinkt niet erg dramatisch, maar feit is dat dit een medewerker extreem veel tijd kost om handmatig uit te voeren.  

Dit is een perfecte klus om RPA in te zetten. Want het gaat hier om een repetitieve, administratieve taak. De robot vergelijkt de oude rollen met de nieuwe rollen en past de gegevens aan waar nodig. Dit levert een belangrijke bijdrage aan een soepele implementatie en migratie naar het nieuwe systeem. De medewerker kan zich focussen op migratietaken die meer aandacht vergen.

Snelle implementatie van RPA

Dit is maar een – overigens veelvoorkomend – voorbeeld, maar er zijn natuurlijk meer taken die door RPA gedaan kunnen worden. Maar het is wel belangrijk dat de tijd die je wint met een specifieke RPA-oplossing niet verloren gaat aan het ontwikkelen en implementeren ervan. Bij delaware duurt de ontwikkelfase van een relatief eenvoudige RPA-oplossing gemiddeld 5 tot 10 dagen. Je hebt dus binnen twee weken resultaat. Grotere projecten gaan vanaf vier weken, maar die leveren natuurlijk tijdens het gebruik ook veel meer tijdwinst.

RPA Platformen

delaware biedt hoofdzakelijk twee RPA platformen aan. Het gaat hier om UiPath en SAP Intelligent RPA. Heb je geen kennis over de verschillende platformen, maar ben je wel geïnteresseerd in de implementatie van RPA? Neem dan contact op met delaware en wij verzorgen de rest!