Haal meer waarde uit content door structuur

Ongestructureerde informatie – dat impliceert dat er ook gestructureerde informatie is. Gestructureerde informatie is wat je doorgaans in een database vindt. ‘Records’ met een uniek nummer en velden met steeds dezelfde soort informatie. Een klantdatabase, bijvoorbeeld in een CRM, heeft altijd naam, adres enzovoort. De database achter een ERP-applicatie met voorraadbeheer bevat bijvoorbeeld velden met materiaalcode, locatiegegevens en het aantal wat op voorraad is.

Maar er is nog een andere stroom informatie in een bedrijf. Met een klant wordt gecommuniceerd. Dat levert e-mails, offertes, contracten en dergelijke op. Omdat je dit in de regel niet in een database kwijt kunt, noemen we deze informatie ongestructureerd. Daarbij komt nog dat deze informatiestroom meestal verspreid staat door de hele organisatie. Ergens op een netwerkschijf staat iets, een deel is in OneDrive te vinden, de persoonlijke e-mailboxen niet te vergeten, of – je moet er niet aan denken – gewoon bij iemand op het bureaublad. En dat is vervelend want hoe vind je de juiste documenten terug? Hoe koppel je een document aan een specifieke klant?

Kortom, bedrijfskritische informatie staat verspreid in verschillende silo’s. Het beheren ervan is niet te doen en heeft ook gevolgen voor het naleven van regels rond privacy en beveiliging van persoonsgegevens.

Informatiemanagement is key

Informatiemanagement is dus een noodzaak voor bedrijven en organisaties. Maar hoe zorg je dat je grip krijgt op de informatiestromen? Natuurlijk moet je in kaart brengen welke stromen dit zijn, maar je begint eerst bij het inventariseren welke bedrijfsprocessen en oplossingen deze stromen genereren. Misschien zijn er verschillende applicaties in gebruik die hetzelfde doen. Dan is het nodig om voor een te kiezen en de rest uit te faseren. Anders loop je het risico op dezelfde informatie op meerdere plekken, waarbij je niet kunt garanderen dat deze altijd synchroon blijven lopen.

Wanneer duidelijk is welke informatiestromen er lopen, dan is het zaak om deze met elkaar te integreren. Informatie moet uitgewisseld worden, maar één systeem is de baas. Daarin staat de basisinformatie waarop alle andere systemen zich moeten aanpassen. Een database (meestal een CRM- of ERP systeem) met klant- of andere basisgegevens ligt voor de hand. Andere systemen moeten dan zorgen dat ze dezelfde unieke identificatienummers hanteren voor de informatie die daar gegenereerd wordt. Zo zorg je voor een enkele bron van waarheid.

Rechten en levensduur

Het blijft belangrijk om steeds de achterliggende bedrijfsprocessen in het achterhoofd te houden. Vanuit dat uitgangspunt kun je bepalen hoe deze processen het beste kunnen worden ondersteund: wie heeft welke informatie op welk moment nodig?

Informatie heeft in veel gevallen ook een levensduur. Regels en wetten kunnen bepalen dat bepaalde gegevens op een zeker moment moeten worden vernietigd. Informatiemanagement biedt mogelijkheden om dat in het systeem te bepalen, net als de rechten van individuele gebruikers op toegang tot specifieke informatie.

Structuur aanbrengen

Bij delaware helpen we je om structuur aan te brengen in al je informatie, gestructureerd en ongestructureerd. Wij koppelen je systemen aan elkaar – CRM, ERP, HR – en integreren dit in een informatiemanagementsysteem. Je gebruikers blijven gewoon hun bekende applicaties gebruiken, bijvoorbeeld SAP of Salesforce, en het informatiemanagementsysteem zorgt ervoor dat alle gerelateerde (voorheen ongestructureerde) documenten beschikbaar zijn in de context van het werkproces.