RPA & Signavio – een onverslaanbaar duo

27 12 2021

Robotic Process Automation kan veel werk uit handen nemen binnen bedrijfsprocessen. Daarmee levert het een belangrijke bijdrage aan het optimaliseren van de informatiestroom in een bedrijf. Maar er is een risico dat RPA wordt ingezet waar het geen meerwaarde heeft. Met Signavio kun je dat voorkomen.

Het succes van Robotic Process Automation is gemakkelijk te verklaren. Met behulp van eenvoudige tools kun je bedrijfsprocessen die zich ervoor lenen, gemakkelijk en snel automatiseren. Maar soms zijn de processen zelf – hoe noodzakelijk ze ook lijken – niet optimaal, of passen niet in het grotere bedrijfsplaatje. Om wat voor reden dan ook. Dan maakt het niet uit of deze processen met de hand of met RPA gedaan worden. Daarom is het belangrijk om vooraf de processen in kaart te brengen en eventueel aan te passen. Daarna kun je waar mogelijk RPA inzetten. 

Bij delaware werken we met Signavio, software die helpt om bedrijfsprocessen vast te leggen en te modelleren. Wat Signavio doet, noemen we dan ook ‘business process modelling’ (BPM). Zodra processen zijn gemodelleerd, kun je weloverwogen beslissingen nemen over waar automatisering het beste kan worden ingezet. Belangrijk om je te realiseren is dat BPM geen software is maar alleen een manier om een proces te stroomlijnen. Als RPA de (zelfrijdende) auto is die over een weg rijdt, dan is BPM de routeplanner, die probeert de beste route te vinden.

Strategische blik

Veel bedrijven trappen in de val om RPA te zien als een hulpmiddel dat eenvoudigweg aan bestaande systemen en processen wordt gekoppeld, met als doel de efficiëntie op korte termijn te verbeteren. Maar het volgen van de snelste en gemakkelijkste route naar implementatie, zelfs met de beste RPA-software ter wereld, gaat in de meeste gevallen geen duurzame verbeteringen opleveren. 

Daarom is het belangrijk om RPA op bedrijfsniveau met een strategische blik te bekijken. Dat betekent dat je echt de tijd moet nemen om de manier waarop de processen in je organisatie functioneren te begrijpen. Deze informatie kun je vervolgens gebruiken om de RPA-oplossing effectief in te zetten.

We komen dus bij veel bedrijven aan tafel om het proces van RPA in gang te zetten. Daarbij adviseren we vaak om eerst te inventariseren met behulp van Signavio. De succesvolle implementaties leveren kwantitatief altijd aantoonbaar betere resultaten op. Bij een politieorganisatie lukte het om de verwerkingstijd van het forensische proces met 18% terug te brengen, wat een toename in productiviteit van 28% opleverde. In een zorgorganisatie werd de tijd die artsen en verpleging nodig hebben voor administratie en controle met 60% verminderd.

Het gaat over mensen!

RPA gaat vooral ook over mensen, dat wordt nog weleens vergeten. Dankzij RPA kunnen medewerkers ergens anders, vaak zinvoller, worden ingezet. Organisaties die RPA strategisch benaderen met behulp van BPM en nadenken over welke bedrijfsprocessen kunnen worden geautomatiseerd, zijn beter in staat om de personele uitdagingen aan te pakken die onvermijdelijk verbonden zijn met RPA. Tegelijkertijd halen ze wel de voordelen van het automatiseren van processen binnen.  

De strategische aanpak met BPM zorgt ervoor dat je de juiste problemen aanpakt en dus niet een verkeerd uitgevoerd proces beter of sneller doet. Je moet RPA dan ook niet als vervanging van menselijke inspanning zien, maar als een stimulans om die medewerkers beter in te zetten. Efficiëntieverhoging én kostenverlaging is waar elk bedrijf naar streeft. Geen betere manier om dat voor elkaar te krijgen dan met het onverslaanbare duo BPM & RPA.