Waarom documentstromen steeds bepalender worden voor je operatie

Documentstromen zijn meegegroeid met de keten

Traceerbaarheid, certificeringen, audits en ketenverantwoordelijkheid maken dat informatiestromen steeds nadrukkelijker onderdeel worden van de dagelijkse operatie. Juist daarom groeit de behoefte om deze informatie direct beschikbaar en bruikbaar te maken.

Volgens internationaal onderzoek van Gartner en IDC bestaat inmiddels 70 tot 80 procent van alle bedrijfsinformatie uit ongestructureerde data, zoals PDF's, e-mails en bijlagen. Slechts een beperkt deel bevindt zich in gestructureerde systemen zoals een ERP.

De ongestructureerde data (veelal documenten) groeit al jaren structureel en exponentieel. Dit is geen toeval; de hoeveelheid informatie groeit immers mee met de toenemende complexiteit van producten, markten en internationale samenwerkingen. 

In de praktijk blijkt dat deze data gemiddeld op 6 verschillende plaatsen wordt opgeslagen; denk hierbij aan persoonlijke inboxen, SharePoint-sites, Microsoft Teams, ERP- en CRM-systemen en individuele netwerkschijven. Ontsluiting, consistentie, betrouwbaarheid en efficiëntie binnen deze documentverzamelingen worden daardoor steeds belangrijker.

Waarom de informatie in documenten steeds belangrijker wordt

Tegelijkertijd is het belang van de informatie in deze documenten verder toegenomen door verschillende externe ontwikkelingen: 

• Wet- en regelgeving: Strengere compliance-eisen, herkomstbewijzen en ESG-verklaringen maken het nauwkeurig vastleggen en aantonen van informatie noodzakelijk. 
• Traceerbaarheid: Zeker in de voedingsindustrie is volledige herleidbaarheid van grondstoffen en batches inmiddels vanzelfsprekend; informatie over herkomst en controles moet direct beschikbaar zijn. 
• Digitalisering en concurrentiedruk: Om processen efficiënt, transparant en voorspelbaar te houden, moet informatie uit documenten direct ontsluitbaar zijn binnen primaire processen voor efficiënte en adequate besluitvorming. 

Jeroen Gieteling, Solution Owner Information Management bij delaware: “Veel organisaties hebben hun kernprocessen goed ingericht in een ERP. De informatie die daaromheen in documenten zit, is echter vaak versnipperd, terwijl juist die informatie steeds bepalender wordt voor je operatie.” Zonder duidelijke governance en centrale ontsluiting wordt het simpelweg onmogelijk om overzicht te houden.

Dat zien we ook terug in de praktijk. “We zien dat steeds meer bedrijven zoekende zijn naar oplossingen om grip te krijgen op de groeiende hoeveelheid informatie.”, vertelt Jeroen. “Iedereen werkt met (en verwerkt) documenten, maar niet vanuit één gedeelde waarheid.” Wanneer deze stromen niet logisch zijn ingericht, merk je dat direct in de dagelijkse operatie: 

• Vertraging aan de poort: Vrachtwagens staan stil bij het dock omdat certificaten of pakbonnen niet direct vindbaar of gevalideerd zijn. 
• Kwaliteitsrisico's: Fouten in de productie ontstaan doordat medewerkers dagelijks urenlang handmatig data uit documenten overtypen of controleren. 
• Auditstress: Informatie is versnipperd, waardoor het lastig is om bij een terugroepactie of controle onmiddellijk aan te tonen welke grondstoffen waar zijn verwerkt. 
• Afhankelijkheid: Er ontstaat een ongezonde afhankelijkheid van individuele medewerkers die als enige ‘weten waar het staat’. 

Aware of clarity: van complexiteit naar overzicht

Grip op je operatie begint bij inzicht. Het managen van het groeiende volume aan documenten en het borgen van de datakwaliteit vraagt om een fundament van helderheid. Bij delaware noemen we dit “aware of clarity”: het scherp krijgen van de plekken waar informatie je operatie raakt én waar waardevolle data in documenten besloten ligt. 

Door zichtbaar te maken waar handmatige overdrachten, afhankelijkheden en foutgevoeligheid zich door de jaren heen hebben opgebouwd, ontstaat overzicht. Je ziet welke informatiestromen kritisch zijn en waar vereenvoudiging mogelijk is. 

Pas wanneer duidelijk is welke informatie in documenten zit en hoe die door je processen beweegt, kun je gericht verder bouwen aan een structurele manier om deze informatie actief te benutten in je dagelijkse praktijk. Op dat moment ontstaat ook de vraag hoe je deze informatiestromen structureel kunt organiseren en ontsluiten. Het perspectief verschuift daarbij: informatie is niet langer iets dat achteraf wordt gearchiveerd, maar een integraal en sturend onderdeel van het proces zelf.

De stap naar intelligente ontsluiting

Om het groeiende volume te managen en de ontsluitbaarheid van data te borgen, is een intelligente aanpak nodig. Waar we voorheen spraken over ‘documentmanagement’, noemen we dit bij delaware “Intelligent Content Services”. Deze intelligente services zorgen ervoor dat informatie uit documenten direct wordt gekoppeld aan de juiste context, zoals een leverancier, order of specifieke batch. 

Binnen deze omgeving fungeert Intelligent Document Processing (IDP) als de slimme motor. Daarbij speelt AI een belangrijke rol. Dankzij AI kan software niet alleen documenten opslaan of doorzoeken, maar ook daadwerkelijk begrijpen wat erin staat. Software krijgt als het ware 'digitale ogen en hersenen'.

• De intelligente vertaler: De software herkent automatisch de context en maakt onderscheid tussen bijvoorbeeld een vervaldatum, een batchnummer of een kwaliteitsnorm. 
• Directe validatie: Denk bijvoorbeeld aan analysecertificaten (COA) bij binnenkomende grondstoffen. Met IDP wordt het certificaat automatisch gelezen en gecontroleerd nog vóórdat de vrachtwagen lost.  

Hiermee verschuift het repetitieve en foutgevoelige handwerk van de mens naar het systeem, terwijl medewerkers alleen nog hoeven in te grijpen bij uitzonderingen. Zo maak je de stap van het simpelweg 'bezitten' van documenten naar het actief benutten van de informatie die erin besloten ligt.