Van manual naar smart met SAP Invoice Management

Complexiteit VS Eenvoud

Het groeiende bedrijf kreeg na de overname steeds meer facturen te verwerken, tot wel 28.000 per jaar. Alle facturen van leveranciers kwamen per post binnen en de facturen die digitaal binnen kwamen werden uitgeprint en handmatig verwerkt. Voor het handmatige facturatieproces werd steeds meer personeel ingezet en het ontbrak aan efficiëntie.

Stahl’s focus op groei gaat gepaard met een behoefte aan een efficiëntere werkwijze. Het is voor de marktleider belangrijk om duurzaam te ondernemen en zo kosteneffectief mogelijk te werken. 

Let's make life easier!

Van den Reek geeft aan dat Stahl een ervaren implementatiepartner op het gebied van Invoice Management zocht. Van den Reek: “We stonden voor de keuze om een modernere manier van werken te omarmen of het team te verdubbelen. Dat is een simpele keuze.” Het bedrijf is uitgekomen bij delaware vanwege de ruime internationale ervaring, snelle implementatie methodiek en overzichtelijke FastInvoice Template. 

Implementatie

Binnen drie maanden én binnen budget: SAP Invoice Management is in overeenstemming met de gemaakte afspraken live gegaan. De template van delaware is gebaseerd op best practices: de beste resultaten van meer dan 100 klanten wereldwijd zijn gebundeld in één template, zo sluit het implementatieproces en de oplossing goed aan op de wensen en eisen van een klant. Van den Reek: “De samenwerking verliep erg soepel. De communicatie met delaware was erg prettig en we hebben het implementatietraject samen goed uitgewerkt.”

Een groot voordeel van zo’n implementatietraject is dat het ook meteen dé kans is om grondig in te zoomen op de huidige en gewenste werkwijze. Indien er unieke uitzonderingen – zoals eisen op het gebied van het goedkeuringsproces of verantwoording binnen het systeem – zijn, wordt er door delaware naar een passende oplossing gezocht. Stahl is aan de hand van deze template bepaalde interne processen gaan standaardiseren.

Voordelen

• Transparantie en ownership: in het systeem kun je de status realtime opvragen en zien wie er verantwoordelijk is.
• Fouten maken is (bijna) onmogelijk. Bij een hoeveelheidverschil wordt het proces automatisch stopgezet. De bijbehorende persoon wordt dan gewaarschuwd.  
• Duurzaamheid: digitale facturen in plaats van de welbekende papierwinkel.
• Return to Vendor: een functionaliteit om de factuur direct retour naar de leverancier te sturen, wanneer er cruciale info op de factuur ontbreekt of verkeerd is.
• Snellere opvolging.
• Betere interne controle & probleemherkenning.
• Open en transparant communicatietraject: iedereen is betrokken.
• Heldere rapportages.
• Internationalisering en schaalbaarheid binnen handbereik.

Resultaat & Eenvoudig

De oplossing biedt zowel voordelen voor de Nederlandse markt, als voor de internationale markt waarin Stahl opereert. Inmiddels komen 95% van de facturen digitaal bij Stahl binnen en heeft Stahl, ondanks de groei, een besparing gerealiseerd van 1 fte. Naast een besparing op het personeel, is het proces veel efficiënter en transparanter geworden. De groeiende stroom van facturen is inzichtelijk gemaakt en sneller te controleren.